Отчёты для 1С на заказ и дашборды

Когда типовых отчётов 1С не хватает

Признак простой: перед совещанием кто-то собирает цифры из пяти отчётов в Excel.

В типовой 1С сотни отчётов, и всё же руководитель часто не видит главного. Не потому, что данных нет, а потому, что они лежат в разных отчётах и в разных разрезах. Маржа по менеджерам с учётом скидок и возвратов, дебиторка с просрочкой по договорам, оборачиваемость товара по складам: всё это есть в базе, но не в одном месте.

Ещё одна частая ситуация: отчёт в типовой есть, но строится в неудобном виде. Нужные цифры приходится выбирать из длинной таблицы, а сравнение с прошлым годом делать отдельно. Отчёт на заказ показывает то же самое сразу в нужной форме.

Обычно задачу решает сотрудник с Excel. Раз в неделю он выгружает несколько отчётов, сводит их формулами и отправляет руководителю. Это часы работы, ошибки копирования и цифры, которые к моменту совещания уже устарели.

Есть и скрытая цена ручной сводки: зависимость от одного человека. Когда сотрудник, который знает, какие отчёты выгружать и как сводить формулы, уходит в отпуск, руководитель остаётся без цифр. Отчёт в 1С от этого не зависит.

Бывает и обратное: отчётов слишком много, и никто не помнит, какой из них правильный. Тогда начинаем с ревизии: какие отчёты реально открывают, какие дублируют друг друга, какие можно заменить одним отчётом на СКД с вариантами.

Отчёт для 1С на заказ собирает всё в одну форму, считает на актуальных данных и открывается за секунды. Сотрудник освобождается, руководитель смотрит цифры когда нужно, а не когда их подготовили.

Отчёт на СКД: почему именно так

Система компоновки данных даёт пользователю гибкость без программиста.

СКД, система компоновки данных, это стандартный механизм отчётов платформы 1С:Предприятие 8.3. Отчёт на СКД пишется один раз, а дальше пользователь сам меняет группировки, отборы, сортировку и оформление в настройках, без обращения к программисту.

Что это даёт на практике:

• один отчёт заменяет несколько похожих: менеджер смотрит по клиентам, руководитель по менеджерам;
• варианты настроек сохраняются, и каждый открывает свой вид отчёта;
• расшифровка: клик по цифре открывает документы, из которых она сложилась;
• вывод в Excel и PDF штатными средствами;
• права доступа 1С работают и в отчёте: менеджер видит только своих клиентов.

СКД 1С умеет выводить и графики: динамику продаж по месяцам, структуру выручки по каналам, сравнение менеджеров. Для совещания это часто нагляднее любой таблицы, а строится тем же отчётом без отдельной разработки.

Отчёт на СКД удобно передавать: другой программист 1С откроет схему компоновки и сразу поймёт, откуда берутся цифры, без разбора сотен строк кода.

Мы делаем отчёты на СКД по умолчанию. Самописные отчёты без СКД пишем только там, где нужен нестандартный вывод, и предупреждаем об этом заранее.

Аналитика и дашборды по данным 1С

Когда отчёт нужен на телефоне, в браузере или вместе с данными других систем.

Аналитика по данным 1С особенно полезна компаниям с несколькими базами или юрлицами. Дашборд собирает их в одну картину, и собственник видит группу компаний целиком, а не переключается между базами.

Не каждому руководителю удобно открывать 1С, чтобы посмотреть выручку. Для таких задач делаем дашборды вне 1С: страница в браузере или на телефоне с главными цифрами, графиками и сравнением с прошлым периодом.

Данные из 1С уходят по расписанию через API для 1С или стандартный интерфейс OData. Дашборд может объединять 1С с другими источниками: рекламными кабинетами, CRM, Kaspi. Так видно не только выручку, но и сколько стоило её получить.

Дашборд можно открыть доступом по ролям: собственник видит всё, руководитель отдела только свой отдел, менеджер только свои продажи. Мобильную версию делаем так, чтобы главные цифры читались на экране телефона без масштабирования.

Важное правило: считаем показатели в 1С или по её данным, а не копируем цифры руками. Иначе через месяц дашборд и отчёт бухгалтерии начинают расходиться, и доверие к обоим пропадает. Подробнее в статье дашборд по данным 1С.

Как мы делаем отчёт

Начинаем с решения, которое руководитель принимает по отчёту.

1. Вопрос. Какое решение будет приниматься по этому отчёту. Отчёт «про всё» не нужен никому, отчёт под конкретное решение используют каждый день.
2. Макет. Таблица в Excel с показателями и разрезами, часто на основе того файла, который сейчас собирают руками. Согласуем до разработки.
3. Проверка данных. Смотрим, есть ли в базе всё нужное и насколько аккуратно оно заполнено. Если нет, предлагаем доработку учёта.
4. Разработка на копии. Отчёт на СКД, внешним файлом или в расширении.
5. Сверка цифр. Сравниваем с типовыми отчётами и бухгалтерией, пока не совпадёт до тенге.
6. Пробный период. Неделю отчёт работает параллельно со старой сводкой, чтобы убедиться, что цифры совпадают.
7. Подключение и рассылка. Ставим в рабочую базу, настраиваем варианты и расписание.

Почему цифры в отчётах не сходятся и как мы это решаем

Главный риск любого отчёта: ему перестают верить.

• Разные определения. Выручка с НДС или без, по отгрузке или по оплате. Фиксируем определения в описании отчёта до разработки.
• Возвраты и корректировки. Типичная ошибка самописных отчётов: продажи учтены, а возвраты нет. Проверяем на реальных случаях.
• Себестоимость. Берём ту, что считает 1С при закрытии месяца, и помечаем, если месяц ещё не закрыт.
• Комиссии площадок. Для продаж через Kaspi маржа без комиссии завышена. Учитываем, если продажи отражаются через интеграцию с Kaspi.
• Даты. Отчёт по дате документа и отчёт по дате отгрузки дают разные цифры на стыке месяцев. Выбираем одно правило и пишем его в описании.

Описание отчёта с определениями показателей передаём вместе с ним, чтобы через год никто не гадал, что означает каждая колонка.

Если расхождение всё же находится после запуска, исправление входит в две недели бесплатных правок.

Каждый отчёт сверяем с типовыми отчётами и бухгалтерией. Расхождение, которое мы не можем объяснить, считаем ошибкой отчёта, а не данных.