Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Зачем оно нужно

Письмо без текста, с одним вложением, заставляет получателя открывать файл, чтобы понять, что это. Часть людей не открывает. Сопроводительное письмо снимает этот барьер: человек за пять секунд понимает, от кого документ и что с ним делать.

Вторая задача письма это напоминание о контексте. Между разговором и предложением проходит день или неделя, и клиент успевает пообщаться ещё с пятью подрядчиками.

Что писать по строкам

Первая строка. Напоминание о контакте: «Иван, добрый день. Мы созванивались во вторник по поводу отделки офиса на Абая.»

Вторая. Что внутри: «Во вложении предложение: состав работ, сроки и стоимость по этапам.»

Третья. Ключевая цифра или условие, ради которого стоит открыть: срок запуска, итоговая сумма или что входит в цену.

Четвёртая. Следующий шаг: «Если состав работ подходит, могу подготовить договор. Готов созвониться в четверг после обеда.»

Тема письма

Тема должна содержать суть и название компании клиента: «Предложение по отделке офиса для ТОО «Ромашка», №001 от 16.09». Такое письмо находится поиском через месяц, а «КП» или «Документы» теряется в тот же день.

Не пишите в теме «Срочно» и «Важно»: на решение это не влияет, а раздражение вызывает.

Частые ошибки

Пересказ всего предложения в теле письма: тогда вложение не открывают вовсе. Шаблонное «направляем вам наше коммерческое предложение» без единого слова о задаче клиента. И отсутствие следующего шага, после которого переписка замирает.

Само предложение при этом должно быть аккуратным документом, а не текстом в письме. Собрать его можно в бесплатном конструкторе коммерческого предложения, а как отправлять файл, разобрали в статье про отправку КП по электронной почте.