Как отправить коммерческое предложение по электронной почте

В каком формате отправлять

PDF. Он одинаково выглядит на любом устройстве, не съезжает при открытии и не даёт случайно изменить цифры. Word подходит только тогда, когда клиент прямо попросил редактируемый файл, например чтобы внести правки в спецификацию.

Не отправляйте предложение картинкой и не вставляйте его прямо в тело письма таблицей: и то и другое ломается на телефонах и в корпоративной почте.

Имя файла

Имя файла это то, что клиент увидит у себя в загрузках через две недели. «KP.pdf» или «Документ1.pdf» не найдут никогда. Рабочий вариант: «КП-001-Ромашка-отделка-офиса.pdf».

В имени не должно быть пробелов в начале, кавычек и слишком длинных хвостов: часть почтовых систем их обрезает.

Когда отправлять и когда напоминать

Отправляйте в рабочее время и в тот же день, когда обещали. Предложение, пришедшее через неделю после разговора, конкурирует уже не с другими подрядчиками, а с забытым контекстом.

Напоминание уместно на третий рабочий день: короткое письмо в той же цепочке с вопросом, нужны ли уточнения. Одно напоминание нормально, три подряд превращают вас в спам.

Технические мелочи, из-за которых письмо не доходит

Тяжёлое вложение: если PDF весит больше десяти мегабайт, часть корпоративных серверов его отсечёт. Сжимайте картинки или давайте ссылку.

Отправка с личной почты на бесплатном домене снижает доверие и чаще попадает в спам. Документ при этом должен быть аккуратным: собрать такой можно в бесплатном конструкторе коммерческого предложения.