Как добавить свою печатную форму в 1С 8.3: варианты и порядок работ

Зачем нужна своя печатная форма

Типовые печатные формы 1С закрывают обязательные документы: счёт на оплату, накладную, акт выполненных работ, счёт-фактуру. Но у компании почти всегда есть документы, которых в типовой нет или которые выглядят не так, как нужно:

• коммерческое предложение с фото товаров и логотипом;
• счёт в фирменном стиле с QR-кодом для оплаты;
• спецификация или приложение к договору под формат крупного заказчика;
• сборочный лист для склада с ячейками хранения;
• гарантийный талон, паспорт изделия, акт приёма-передачи на объекте;
• этикетки и ценники, об этом есть отдельная статья.

Пока такие документы делают в Word, копируя данные из 1С, появляются ошибки в суммах и реквизитах и тратится время. Своя печатная форма в 1С заполняется из документа одной кнопкой.

Три способа добавить печатную форму

В типовых конфигурациях на основе БСП у многих печатных форм есть пользовательская настройка макета: можно открыть макет, поменять текст, шрифты и расположение блоков и сохранить свою версию. Это подходит для мелких правок. Как только нужна новая форма или новые данные, нужен разработчик печатных форм.

Внешняя печатная форма: как это устроено

Внешняя печатная форма это внешняя обработка особого вида. В ней описывается, к каким документам или справочникам она относится, а внутри лежит макет в виде табличного документа и код, который заполняет макет данными.

1. Макет. В табличном документе рисуются области: шапка, строка таблицы, итоги, подписи. В ячейках стоят параметры, вместо которых подставятся данные документа.
2. Код заполнения. Получает данные документа запросом, выводит шапку, затем строку таблицы для каждой позиции, затем итоги. Здесь же суммы прописью, форматы дат, логотип и QR.
3. Регистрация. Обработка сообщает системе, что она печатная форма для конкретного документа, например реализации товаров.
4. Подключение. Файл добавляется в «Дополнительные отчёты и обработки», и в меню «Печать» нужного документа появляется новая команда.

Пользователь не видит разницы между типовой и внешней формой: нажал «Печать», выбрал форму, получил документ.

Логотип, печать, подпись и QR-код

Самые частые пожелания к своей печатной форме:

• Логотип. Хранится в настройках организации или в самой обработке и выводится картинкой в шапке.
• Факсимиле печати и подписи. Технически выводятся так же, как логотип. Решение о том, где это допустимо, принимает компания: для внутренних и предварительных документов удобно, для юридически значимых бумаг нужна живая подпись или электронная.
• QR-код. Строится из данных документа: ссылка на оплату, реквизиты или идентификатор для поиска документа. Платформа 8.3 умеет формировать QR-коды без внешних компонент в современных конфигурациях на БСП.
• Фото товаров. Для коммерческих предложений картинка берётся из карточки номенклатуры. Важно ограничить размер, иначе файл на сотню позиций станет тяжёлым.

Порядок работ: от образца до кнопки «Печать»

1. Образец. Пришлите пример документа: как он выглядит сейчас в Word или PDF, либо образец заказчика, под который нужно подстроиться.
2. Источник данных. Определяем, откуда в 1С берётся каждое поле. Если какого-то поля в базе нет, решаем: заполнять вручную при печати, брать из другого места или добавлять реквизит расширением.
3. Макет и код. Разработка на копии базы.
4. Проверка на реальных документах. Документ с одной строкой, с сотней строк, со скидками, в валюте, без договора. Граничные случаи ломают формы чаще всего.
5. Подключение в рабочей базе и короткая инструкция.

Обычно одна форма занимает 3-5 дней. Формы со сложной логикой, например спецификация с группировками и промежуточными итогами, занимают дольше.

Печатные формы и требования Казахстана

Для документов, которые уходят контрагентам, важно не только оформление, но и соответствие требованиям. Конфигурации «для Казахстана» содержат формы первичных документов по утверждённым образцам: накладные на отпуск запасов, акты выполненных работ и другие. Менять их структуру не стоит: контрагент или проверяющий ожидает именно этот вид.

Свою форму обычно делают в дополнение к обязательной, а не вместо неё. Например, клиенту уходит типовая накладная плюс фирменная спецификация с фото и характеристиками. Или счёт на оплату в фирменном стиле с QR-кодом, при этом реквизиты и суммы берутся из того же документа, что и в типовой форме.

Электронные счета-фактуры и акты, которые выписываются в ИС ЭСФ, к печатным формам не относятся: там свой формат и свой порядок. Если нужна связка печати с ЭСФ, это отдельная задача по ЭСФ и СНТ в 1С.

Печать в PDF и хранение копий

Большинство документов сегодня уходит клиенту не на бумаге, а файлом. Печатная форма сохраняется в PDF без промежуточного шага, а копия может прикрепляться к документу в 1С. Через год, когда клиент попросит дубликат счёта, его не нужно собирать заново: файл лежит в документе ровно в том виде, в каком был отправлен.

Это особенно полезно, если после отправки документ меняли: цены, количество, реквизиты. Прикреплённый PDF показывает, что именно видел клиент в момент отправки. Для спорных ситуаций с заказчиками это ценнее, чем кажется на старте.

Что чаще всего идёт не так

• Таблица не переносится на следующую страницу. На длинных документах шапка таблицы должна повторяться, а итоги не должны отрываться от последних строк. Это настраивается в макете, но про это часто забывают.
• Суммы прописью на русском и казахском. Для двуязычных документов нужно формирование прописи на обоих языках и правильные падежи.
• Округления. Сумма строк в форме не совпадает с итогом документа из-за округления НДС по строкам. Форма должна брать итоги из документа, а не пересчитывать их.
• Форма ломается после обновления. Обычно потому, что обращается к внутренним процедурам типовой. Хорошая форма берёт данные запросом напрямую.

Пакетная печать и отправка

Когда форма готова, её можно использовать шире, чем кнопка в документе:

• печатать комплект документов одной командой: счёт, накладную и акт;
• отправлять клиенту PDF по почте прямо из 1С;
• формировать документы пакетом по списку, например все акты за месяц;
• отправлять счёт в Telegram или WhatsApp, об уведомлениях из 1С есть отдельная статья.

Такие сценарии делаются небольшой обработкой поверх готовой печатной формы.

Стоимость печатной формы

Простая печатная форма по образцу начинается от 150 000 ₸ и занимает 3-5 дней. Пакет из нескольких форм для одного документооборота выгоднее заказывать сразу: общая шапка, логотип и реквизиты делаются один раз. Если для формы не хватает данных в базе и нужно расширение, срок и цена называются после разбора.