Бот для приёма заявок: как перестать терять обращения

Где заявки теряются на самом деле

Обычная картина в малом и среднем бизнесе: заявки приходят в личку руководителю, в общий чат, на почту и через форму на сайте. Каждый канал живёт сам по себе, единого списка нет. Если человек, который читал переписку, отвлёкся, заявка исчезает без следа: никто не знает, что она была.

Проблема не в объёме, а в отсутствии фиксации. Пока обращение не записано с номером и временем, его нельзя ни распределить, ни проверить, ни посчитать.

Что делает бот приёма заявок

Спрашивает ровно то, что нужно. Имя, телефон, суть задачи, город. Не двадцать полей, а четыре: чем длиннее форма, тем больше людей уходят на середине.

Проверяет телефон. Либо через контакт мессенджера, либо кодом. Это убирает мусорные заявки с выдуманными номерами.

Регистрирует обращение. Присваивает номер, ставит время, складывает в журнал. Дальше заявку видно, даже если её никто не открыл.

Уведомляет ответственного. Сообщение конкретному менеджеру или в рабочий чат, с номером заявки и сутью.

Отвечает клиенту. Подтверждает приём и говорит, когда ждать ответа. Это снимает половину повторных сообщений «вы получили?».

Что это даёт в цифрах

Первое, что видно после запуска: расхождение между числом обращений и числом обработанных заявок. До бота его никто не знал, потому что знаменателя не было. Второе: время первого ответа, потому что теперь есть отметка времени.

Эти два показателя дают больше, чем любые рассуждения об автоматизации: становится ясно, теряются ли заявки и на каком участке.

Когда бота недостаточно

Бот не решает задачу, если проблема не в приёме, а в обработке: заявки фиксируются, но их никто не берёт. Тогда нужен не бот, а распределение ответственности и сроки.

Не стоит ждать от бота и продаж: он собирает и передаёт, а убеждает человек. Ботовые сценарии продаж работают там, где выбор простой и типовой, и заметно хуже там, где нужен разговор.

Сколько это стоит и сколько занимает

Бот приёма заявок это самая быстрая часть автоматизации: на готовых сценариях он запускается за 5-7 дней, с проверкой телефона и журналом обращений за две недели. Дальше цена растёт от интеграций: обмен с CRM или 1С, оплата, роли сотрудников.

Частые вопросы

В каких каналах работает такой бот?

Telegram, WhatsApp, Instagram и виджет на сайте. Один бот может работать во всех каналах с общим журналом обращений.

Можно ли передавать заявки сразу в CRM?

Да, это отдельный этап работы: бот создаёт сделку или лид и передаёт номер обращения, чтобы связь с перепиской не терялась.

Нужен ли бот, если есть форма на сайте?

Форма собирает заявки только с сайта. Бот закрывает мессенджеры, где сегодня идёт большая часть обращений, и даёт единый журнал.

Что с этим делать дальше

Сколько это стоит по этапам, разобрано отдельно: разработка чат-бота от 250 000 ₸ и телеграм-бот на заказ. Если задача не в переписке, а в документах, её закрывает готовый сервис проверки документов. Компания регистрируется в сервисе сама: DocVision Ai, первые 50 дел в месяц бесплатно.