Учёт абонементов в спортивном клубе: что должно считаться само

Абонемент — главный товар клуба. Ошибка в сроке или остатке либо дарит клиенту занятия, либо портит отношения на ресепшене. Разбираем, какие абонементы бывают и что в их учёте нельзя доверять памяти.

Виды абонементов

Безлимит на срок: месяц, три, полгода, год. Пакет на количество занятий, который сгорает через заданное время. Мини-группы и персональные тренировки, где занятие привязано к тренеру. Детские и семейные абонементы. Разовые посещения и гостевые визиты.

У каждого вида своя логика. Безлимит считает дни, пакет считает визиты, персональные тренировки списываются по факту проведения. Система должна знать эти правила заранее, чтобы администратор не выбирал их вручную.

Что считается автоматически

Дата окончания, остаток посещений, дни заморозки, гостевые визиты, окно доступа для дневных абонементов. При скане администратор не считает в уме, а видит готовый ответ и цвет: зелёный, жёлтый или красный.

Заморозка

Самая частая причина споров. Клиент уехал на две недели и считает, что абонемент продлён, а в журнале записи нет. В системе заморозка оформляется за минуту, срок сдвигается сам, остаток дней заморозки виден и клиенту, и администратору.

Продление

За неделю до конца клиент получает уведомление в приложении, а администратор видит список тех, у кого абонемент заканчивается. В двух наших клубах на первой неделе октября таких было 114 человек. Без списка половина из них ушла бы незамеченной.

Разовые визиты и гости

Разовое посещение продаётся с планшета и сразу попадает в кассу смены. Гостевые визиты списываются с абонемента того, кто привёл гостя. И то и другое часто теряется при ручном учёте.

Отчёт для владельца

Три цифры показывают здоровье клуба: сколько активных абонементов, сколько истекло за месяц и сколько из истёкших продлили. Если активных становится меньше при прежних продажах, значит, клуб теряет старых клиентов быстрее, чем находит новых.