Выберите удобный способ связи
Распознавание актов сверки взаиморасчётов на практике отличается от обработки счёта или накладной. Акт сверки — это по сути двусторонняя таблица, где одна и та же операция отражена дважды: как в вашем учёте, так и в учёте контрагента. Ошибка в одной ячейке рушит весь смысл документа, поэтому здесь недостаточно просто «прочитать текст» — нужно понять структуру, сопоставить дебет с кредитом и корректно свести сальдо на начало и на конец периода.
Добавьте к этому казахстанскую специфику: формы актов у каждого предприятия свои, часть присылают в PDF из 1С, часть — сканы с печатью и подписью, а нередко и фото, снятое на телефон бухгалтера контрагента. В одном документе может встречаться и русский, и казахский язык, суммы указываются в тенге, а контрагент идентифицируется по БИН (для юрлиц) или ИИН (для ИП). Универсальный текстовый OCR такие нюансы теряет — нужна отраслевая настройка.
Обработка идёт слоями. Сначала система определяет, что перед ней именно акт сверки, а не счёт или договор, и находит на странице табличную часть. Затем из шапки извлекаются ключевые реквизиты: наименование контрагента, его БИН или ИИН, период сверки и валюта. Это тот же принцип, что лежит в основе нашего пилларного направления распознавание документов, только заточенный под конкретный тип формы.
Дальше начинается самое ценное — разбор таблицы. Модель различает колонки «по данным организации» и «по данным контрагента», аккуратно снимает сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо. Числа в тенге нормализуются: убираются пробелы-разделители разрядов, запятые и точки приводятся к единому формату, отсекается текст вроде «тенге 00 тиын». На выходе получается не картинка, а структурированные данные, готовые к сверке.
Само по себе извлечение цифр — половина дела. Реальную экономию времени даёт следующий шаг: система берёт распознанное конечное сальдо контрагента и сравнивает его с сальдо по этому же БИН в вашей 1С или другой учётной системе. Если суммы сходятся — акт помечается зелёным и уходит на подпись без участия человека. Если есть расхождение, оно подсвечивается с точной величиной разницы, чтобы бухгалтер сразу видел, где искать: не проведён счёт, задвоена накладная или потеряна оплата.
Такая логика особенно выручает в конце квартала и года, когда акты приходят десятками одновременно. Вместо того чтобы вручную перебивать цифры из PDF в таблицу и глазами искать несовпадения, специалист работает только со спорными позициями. Сопоставление опирается на тот же реестр контрагентов, что и распознавание счетов и накладных — данные не расходятся между участками учёта.
В Казахстане акт сверки нередко ведётся сразу на двух языках: заголовки и назначение операций могут быть на казахском, а часть строк — на русском. Мы обучаем модель работать с обоими языками в пределах одного документа, поэтому «Сальдо соңына» и «Сальдо на конец» распознаются как одно и то же поле. Это снимает главную боль смешанных форм, на которых массовые зарубежные сервисы спотыкаются.
Отдельно решается вопрос доверия к документу. Помимо цифр система фиксирует наличие печати и подписи, а при необходимости связывает акт с ответственным лицом. Если процесс требует проверки контрагента и его представителя, распознавание сверки логично дополняется распознаванием удостоверений для KYC — например, когда сверка сопровождает крупную сделку или закрытие взаиморасчётов при расторжении договора.
Мы делаем распознавание актов сверки не как коробку, а под ключ и на ваших документах. Сначала собираем реальные образцы форм, которые к вам приходят, дообучаем модель на этой выборке и настраиваем правила сверки под ваш план счетов. Затем встраиваем решение в существующий процесс: акт может попадать в систему из почтового ящика бухгалтерии, из папки на сервере или загружаться вручную — а результат сразу ложится в 1С.
Для тех, у кого есть своя ERP или портал для контрагентов, распознавание подключается через OCR API: вы отправляете файл акта и получаете обратно структурированный ответ с реквизитами, сальдо, оборотами и статусом сверки. Это позволяет полностью автоматизировать участок без ручной перекладки данных и без смены привычной учётной системы.