Закрывающие документы на подписку нейросети

В чём проблема

ChatGPT, Claude, Midjourney и другие сервисы присылают только электронный чек на английском. Для учёта в Казахстане этого недостаточно: нет договора с резидентом, акта и ЭСФ. В итоге сотрудники платят сами и приносят чеки, которые бухгалтерия не может принять, или компания вообще отказывается от полезного инструмента.

Полный комплект документов

• Договор на оказание услуг по предоставлению доступа к сервисам, с перечнем сервисов, тарифов и цен.
• Счёт на оплату в тенге на реквизиты организации.
• Акт выполненных работ за каждый период, в электронном виде.
• ЭСФ через ИС ЭСФ.

С таким комплектом расход проводится как обычная услуга.

Как выглядит акт на подписку

В акте указываются период, наименование услуги (например, «Предоставление доступа к сервису ChatGPT Business, 5 мест, октябрь 2026»), количество, цена и сумма. Если в договоре несколько сервисов, каждый идёт отдельной строкой. Так бухгалтерии проще разнести расходы по отделам, а руководителю видно, на что уходят деньги.

Почему чеки сервисов не подходят

Электронный чек от OpenAI или Anthropic выдан иностранной компанией, на английском и без реквизитов вашей организации. Он не заменяет договор и акт. Если сотрудник оплатил подписку своей картой, компании остаётся только компенсировать расход, а это отдельная история с налогами и приказами.

Сроки и периодичность

Счёт выставляется в день запроса. Акты и ЭСФ оформляются после окончания каждого периода: месяца или квартала. Если оплата прошла за год вперёд, документы всё равно выставляются по периодам, чтобы расход признавался равномерно.

Что подготовить для заказа

Реквизиты организации, список сотрудников с рабочими почтами, нужные сервисы и тарифы, срок оплаты. Этого достаточно, чтобы в тот же день получить договор и счёт.

Как получить документы

Оформите подписки через поставщика: он оплачивает сервис по официальному тарифу, а вам выставляет счёт и закрывающие документы. Мы делаем это для любых сервисов по одному договору, подробнее на странице подписки на нейросети для компаний.