Проверка доверенности: полномочия подписанта без сюрпризов

Почему это не формальность

Договор, подписанный без полномочий, создаёт спор о самом факте сделки. Проблема возникает не в момент подписания, а позже: при взыскании, при налоговой проверке, при смене руководства у контрагента. Тогда выясняется, что доверенность истекла за неделю до подписи или не покрывала такие суммы.

Проверка занимает несколько минут и снимает этот класс споров целиком, поэтому её стоит делать всегда, когда подписывает не первый руководитель.

Четыре признака, которые проверяются механически

Срок. Доверенность действует на дату подписания документа, а не на дату его получения вами. Частый случай: договор датирован позже, чем истёк срок.

Кто выдал. Подписант доверенности должен иметь на это право: обычно это первый руководитель, подтверждённый приказом или решением. Доверенность, выданную по другой доверенности, нужно смотреть отдельно.

Объём полномочий. Право подписывать договоры такого вида, ограничения по сумме, право получать материальные ценности или подписывать акты. Формулировка «представлять интересы» не равна праву подписывать договор.

Данные представителя. ФИО и документ удостоверения в доверенности должны совпадать с тем, кто фактически подписал, и с данными в самом договоре.

Типичные расхождения из практики

Первое: в доверенности одна фамилия, в договоре подписал другой сотрудник, потому что первый в отпуске. Второе: доверенность на получение товара, а подписан договор поставки. Третье: сумма сделки выше ограничения, указанного в доверенности. Четвёртое: доверенность без даты выдачи, что делает срок неопределимым.

Все эти случаи находятся сверкой: доверенность против договора, доверенность против приказа о назначении, данные представителя против удостоверения.

Как это автоматизировать

Механическая часть отдаётся сервису: извлечь даты, фамилии, суммы и формулировки полномочий, сверить с договором и с приказом, отметить расхождения. Оценка формулировок остаётся человеку, потому что «право подписывать договоры в рамках обычной хозяйственной деятельности» это вопрос трактовки, а не сравнения строк.

Так работает наш сервис проверки документов: комплект проверяется целиком, документы сверяются между собой, а результат приходит списком исходов с указанием документа, где найдено расхождение. Компания регистрируется в сервисе сама: DocVision Ai, первые 50 дел в месяц бесплатно. Проверить один комплект можно без регистрации в бесплатном инструменте.

Что хранить после проверки

Копию доверенности с датой проверки и результат сверки. Если через год встанет вопрос о полномочиях, у вас будет не «мы смотрели», а запись: доверенность такая, действовала на дату подписи, полномочия покрывали сделку, проверено такого числа.

Частые вопросы

Нужно ли проверять доверенность при каждом документе?

При каждом документе, который подписывает представитель. Срок и объём полномочий проверяются на дату конкретной подписи.

Что делать, если доверенность без даты выдачи?

Считать её сомнительной и запрашивать корректный документ: без даты выдачи невозможно определить срок действия.

Можно ли принимать доверенность в виде скана?

Для проверки данных да, но для сделок с существенной суммой разумно запрашивать заверенную копию или оригинал.

Что с этим делать дальше

Если документы идут потоком, проверку стоит отдать сервису: DocVision Ai сверяет комплект между собой, ведёт историю дел и подключается к вашей системе по токену, первые 50 дел в месяц бесплатно. Нужна своя система под процесс с вводом в 1С или CRM: смотрите внедрение OCR. Один комплект можно проверить без регистрации в бесплатном инструменте.