Комплектность дела: как не терять документы в потоке

Почему неполный комплект дороже ошибки

Ошибку в документе можно обсудить и исправить по месту. Отсутствие документа означает возврат дела заявителю и новый круг: он приносит документ через два дня, дело снова встаёт в очередь, сроки уходят.

При этом комплектность это самая простая проверка из всех: не нужно ничего распознавать, достаточно понять, какие виды документов присутствуют.

Как описать обязательный состав

Начинать стоит не с идеального перечня, а с реального. Берётся десяток последних дел и выписывается, что в них было. Дальше состав делится на три группы: обязательные всегда, обязательные при условии (есть залог, есть представитель, сумма выше порога), необязательные.

Условная обязательность это то, что чаще всего забывают формализовать, а именно она и даёт возвраты: если подписывает представитель, нужна доверенность, и без правила про условие проверка её не потребует.

Как определяется вид документа

По названию файла ориентироваться нельзя: заявители присылают «скан_1.pdf» и «документ.jpg». Вид определяется по содержимому: по характерным заголовкам, по набору полей, по структуре бланка.

Практическая тонкость: два документа могут выглядеть почти одинаково и различаться одной строкой, например договор и договор другой организации той же формы. Тогда вид определяется по дополнительным признакам, вплоть до формата номера документа.

Что показывать оператору

Не «распознано 8 файлов», а список: какие обязательные документы есть, каких не хватает, какие лишние, какие не удалось опознать. Последняя группа важна: непонятый документ это не отсутствие документа, и оператор должен видеть разницу.

В нашем сервисе проверки документов состав комплекта показывается вместе с исходами проверок: видно, что пришло, чего нет и что не сошлось между документами. Компания регистрируется в сервисе сама: DocVision Ai, первые 50 дел в месяц бесплатно. История остаётся, поэтому при доукомплектации дело проверяется повторно и видно, что изменилось.

Что это даёт на потоке

Главное: возвраты происходят сразу при приёме, а не после проверки по существу. Заявитель узнаёт о недостающем документе в первую минуту, пока он ещё на связи, а не через день. По нашему прогону комплект из десяти документов проверяется за 24 секунды, то есть комплектность фактически проверяется в момент подачи.

Частые вопросы

Можно ли задать свой состав комплекта?

Да, состав и условия обязательности настраиваются под процесс: обязательные всегда, обязательные при условии и необязательные документы.

Как сервис понимает вид документа, если файл называется «скан_1»?

По содержимому: характерные заголовки, набор полей, структура бланка и формат номера. Имя файла не используется.

Что происходит, если документ не опознан?

Он отмечается отдельно как неопознанный, а не как отсутствующий: оператор видит разницу и решает, что с ним делать.

Что с этим делать дальше

Если документы идут потоком, проверку стоит отдать сервису: DocVision Ai сверяет комплект между собой, ведёт историю дел и подключается к вашей системе по токену, первые 50 дел в месяц бесплатно. Нужна своя система под процесс с вводом в 1С или CRM: смотрите внедрение OCR. Один комплект можно проверить без регистрации в бесплатном инструменте.