ИИ для турагентства: как подбирать туры и собирать заявки, пока менеджеры спят

Когда люди на самом деле выбирают отпуск

Отпуск выбирают не в рабочее время. Семья из Алматы садится обсуждать поездку в Турцию вечером после ужина, когда дети уснули. Молодая пара ищет, куда полететь на майские, в воскресенье днём. В эти моменты они пишут сразу в три-четыре турагентства и ждут, кто ответит первым и понятнее.

Менеджер турагентства утром открывает WhatsApp и видит двадцать сообщений «Сколько стоит Турция на двоих в июне?». Он начинает уточнять: какие даты, сколько ночей, какой отель, какое питание. Туристы отвечают вразнобой, кто-то уже не отвечает вовсе. Половина рабочего дня уходит на сбор исходных данных, а подборки уходят клиентам к вечеру, когда те уже получили предложения от конкурентов.

Турбизнес в Казахстане во многом держится на скорости и внимании. Кто первым прислал понятную подборку, у того и бронируют.

Добавьте сюда сезонность. В январе и феврале, когда бронируют лето, и в октябре перед новогодними праздниками поток сообщений заметно вырастает. Нанять временных менеджеров на два месяца сложно, обучить их направлениям ещё сложнее. В итоге в самый прибыльный сезон агентство отвечает медленнее всего.

Сбор запроса: какие вопросы задаёт консультант

Главная работа, которую ИИ-консультант снимает с менеджера, это уточнение запроса. Он делает это за несколько сообщений, в любое время суток.

• Направление или пожелания: море, горы, экскурсии, «куда-нибудь тепло».
• Город вылета: Алматы, Астана, Шымкент или другой.
• Даты или диапазон дат и количество ночей.
• Состав туристов: взрослые, дети и их возраст.
• Бюджет на всех.
• Пожелания к отелю: звёздность, питание, первая линия, аквапарк, тишина.
• Есть ли загранпаспорта и визы, если направление визовое.

Если клиент не знает, куда хочет, консультант помогает определиться, опираясь на вашу базу направлений. Например, для семьи с маленькими детьми в мае предложит направления с коротким перелётом и отелями с детской анимацией, которые у вас есть в описаниях.

Пример ночной переписки

Турагентство в Астане. Цены и направления условные.

Турист: здравствуйте, хотим на море в июне, 2 взрослых и ребенок 5 лет, бюджет около миллиона
Консультант: Здравствуйте! Хороший бюджет для июня. Из Астаны в это время часто выбирают Турцию и ОАЭ. Для ребёнка 5 лет удобно взять отель с детским клубом и пологим входом в море. Подскажите, на сколько ночей планируете и какие даты примерно?
Турист: с 10 по 20 июня, всё включено
Консультант: Понял: 10 ночей, 2+1, всё включено, вылет из Астаны. В этот бюджет обычно попадают хорошие четвёрки и часть пятизвёздочных отелей в Турции. Для точной подборки с актуальными ценами на ваши даты передаю запрос менеджеру, утром он пришлёт 3-5 вариантов с фото. Как вас зовут и на этот номер писать?

Консультант не выдумывает цены на конкретные даты, потому что стоимость тура меняется каждый день. Он собирает запрос, даёт ориентир из вашей базы и передаёт живому специалисту, у которого есть доступ к системам бронирования.

Что положить в базу знаний турагентства

Чем богаче база, тем полезнее консультант на этапе выбора.

• Направления, с которыми вы работаете, с описанием: когда сезон, сколько лететь, нужна ли виза, для кого подходит.
• Отели, которые вы часто продаёте и хорошо знаете, с короткими честными описаниями: для семей, для молодёжи, что рядом.
• Ориентиры по бюджету: «на двоих на неделю в Турции в июне обычно от такой-то суммы». Только как ориентир, с оговоркой.
• Условия оплаты: предоплата, рассрочка, как проходит оплата.
• Документы и визы: общие требования, сроки оформления, что делает агентство, а что турист.
• Горящие туры и акции с датами действия.

Типичная ошибка: давать консультанту точные цены на конкретные даты из прошлогоднего прайса. Турист запомнит цифру и расстроится, когда реальная цена окажется другой. Лучше формулировка «ориентир, точная цена на ваши даты в подборке менеджера».

Как передать заявку, чтобы менеджер начал с подборки

Настройте консультанта так, чтобы в Telegram менеджеру приходила заявка в одном формате: имя, телефон, город вылета, направление, даты, ночи, состав туристов с возрастом детей, питание, бюджет, пожелания. Утром менеджер не переписывается, а сразу открывает систему бронирования и собирает варианты.

Для горящих туров правило другое: если клиент пишет «хотим вылететь в эти выходные», консультант сразу помечает заявку как срочную. Такой турист бронирует в течение дня, и ждать утра нельзя.

Разные менеджеры могут вести разные направления. Если у вас один специалист по Азии, а другой по Европе, это можно учесть в правилах передачи.

После поездки консультант тоже полезен. Туристы пишут с вопросами: во сколько трансфер, где найти гида, что делать, если рейс задержали. Базовые ответы можно положить в базу знаний, а срочные ситуации сразу передавать дежурному менеджеру. Турист, которому помогли в отпуске быстро, в следующий раз бронирует у вас же и приводит друзей.

И не забывайте про повторные продажи. В кабинете сохраняются все переписки, поэтому менеджер может поднять прошлогодние заявки и за пару месяцев до сезона написать тем, кто ездил с вами: «В прошлом году вы отдыхали в Анталье, есть ранние цены на тот же отель».

Ошибки при запуске в турбизнесе

• Обещать наличие мест. Консультант не видит системы бронирования в реальном времени. Места подтверждает менеджер.
• Слишком много вопросов сразу. Семь вопросов списком отпугивают. Консультант должен спрашивать по одному-два, как в разговоре.
• Нет ответов по визам. Туристы часто спрашивают про документы, а без базы консультант зовёт менеджера на каждый такой вопрос.
• Не отвечать на казахском. Консультант отвечает на языке клиента, но названия услуг и направлений на казахском стоит проверить.

Подробнее о решении для туризма на странице ИИ-консультант для турагентства. Общий обзор продукта в разделе ИИ-консультант для бизнеса, а о подключении к мессенджеру на странице ИИ-консультант для WhatsApp.

Мы настолько уверены, что даём 7 дней бесплатно. Карта не нужна. Не понравится, просто отключаете и ничего не платите.

Запустите в сезон бронирований

Лучшее время для теста: пик раннего бронирования на лето или на новогодние праздники. Перед запуском загрузите хотя бы пять основных направлений с описаниями и условия оплаты, этого достаточно для старта. Через неделю посчитайте, сколько заявок пришло вечером и ночью и сколько из них менеджеры обработали утром с готовыми данными, без уточнений.

Мы настолько уверены, что даём 7 дней бесплатно. Карта не нужна. Не понравится, просто отключаете и ничего не платите. Можно попробовать 7 дней бесплатно и посмотреть, как изменится скорость отправки подборок.