Должная осмотрительность: проверка контрагента по документам

Зачем это нужно на практике

Проверка контрагента нужна не ради папки с документами, а чтобы в споре или при проверке можно было показать: на момент сделки компания была действующей, подписант имел право подписи, реквизиты совпадали с теми, что в договоре и в платёжном поручении. Если этого доказательства нет, объясняться приходится словами.

Поэтому ключевое слово здесь не «собрать», а «зафиксировать»: кто проверял, когда, какие документы смотрел и что получилось. Без фиксации проверка существует только в памяти сотрудника, который уже уволился.

Минимальный комплект документов

Справка о государственной регистрации или перерегистрации с БИН и датой.

Устав или выписка в части, подтверждающей полномочия подписанта.

Приказ или решение о назначении руководителя, доверенность, если подписывает не он.

Справка об отсутствии задолженности по обязательным платежам, если это важно для сделки.

Банковские реквизиты на бланке компании, с IBAN.

Это база. Дальше состав зависит от суммы и отрасли: для строительных работ добавляются лицензии и разрешения, для поставок сертификаты.

Что в этом комплекте сверяется механически

Много больше, чем принято думать. БИН проверяется контрольным разрядом, IBAN контрольной суммой. Название компании сверяется между справкой, уставом, договором и реквизитами: расхождение в организационно-правовой форме или в написании это повод остановиться.

Фамилия подписанта сверяется между приказом, доверенностью и договором. Даты проверяются на непротиворечивость: доверенность действует на дату договора, приказ о назначении раньше даты подписи, справка выдана не позже установленного срока давности.

Именно эту часть работы стоит отдать сервису: она объёмная и механическая. Наш сервис проверки документов сверяет комплект целиком и показывает, где значения расходятся и в каком документе, а история проверок остаётся в кабинете как доказательство. Компания регистрируется в сервисе сама: DocVision Ai, первые 50 дел в месяц бесплатно.

Что остаётся человеку

Оценка. Действующая компания с чистыми документами может быть неподходящим поставщиком, а свежесозданная с минимальным комплектом вполне рабочим партнёром. Машина не заменяет решение, она снимает механическую сверку и не даёт пропустить формальные расхождения.

Как хранить доказательства проверки

Правило простое: хранить не только документы, но и результат проверки с датой. Если через два года спросят, почему заключили сделку, ответом будет не «мы смотрели документы», а запись: такой комплект, такие проверки, такой исход, такая дата.

Отдельно про персональные данные: в служебных таблицах не нужно держать значения реквизитов физических лиц. Достаточно исхода проверки. У нас так и сделано: хранится состав дела и результат, а не содержимое документов.

Частые вопросы

Достаточно ли скачать выписку из открытых источников?

Для базовой проверки существования компании да, но этого мало: нужно подтвердить полномочия подписанта и совпадение реквизитов с договором и платёжными данными.

Нужно ли проверять контрагента при каждой сделке?

При каждой новой и при существенном изменении условий. Для постоянных поставщиков разумно перепроверять периодически, потому что подписант и реквизиты меняются.

Что считается доказательством, что проверка была?

Зафиксированный результат с датой: какой комплект проверялся, какие сверки прошли и с каким исходом. Просто наличие файлов доказательством процесса не является.

Что с этим делать дальше

Если документы идут потоком, проверку стоит отдать сервису: DocVision Ai сверяет комплект между собой, ведёт историю дел и подключается к вашей системе по токену, первые 50 дел в месяц бесплатно. Нужна своя система под процесс с вводом в 1С или CRM: смотрите внедрение OCR. Один комплект можно проверить без регистрации в бесплатном инструменте.