Как провести инвентаризацию в 1С за один день

Инвентаризация на большинстве складов, которые мы видим в Казахстане, выглядит одинаково. В пятницу вечером склад закрывают, распечатывают ведомость на сорок страниц, кладовщики считают ручкой, в понедельник бухгалтер два дня переносит цифры в 1С, и ещё неделю все разбираются, откуда взялась недостача. Работа стоит, данные к моменту проведения уже устарели.

Мы автоматизируем склады на 1С с 2007 года, и за это время сложилась простая схема, при которой пересчёт склада на 3 000 позиций укладывается в один рабочий день. Ниже порядок действий, который подходит для 1С:УНФ, 1С:Розница и 1С:Управление торговлей.

Почему инвентаризация затягивается

Сам пересчёт занимает меньше половины времени. Остальное съедают три вещи:

• бумажная ведомость: её нужно распечатать, раздать, собрать и перебить в 1С вручную;
• поиск товара: кладовщик ищет строку в списке на сорок листов, а не идёт по полкам;
• повторные пересчёты: ошибку переноса находят только при сверке, и зону считают заново.

Если убрать бумагу и вводить количество сразу в 1С, остаётся только физический пересчёт. Именно он и укладывается в день.

Что подготовить накануне

Подготовка занимает час-два и экономит половину следующего дня.

• Проведите все документы. Приходы, перемещения и продажи за последние дни должны быть проведены, иначе учётный остаток в 1С будет неверным с самого начала.
• Проверьте штрихкоды. Выгрузите из 1С товары без штрихкода. Обычно это 5-10% номенклатуры: весовой товар, отрезы, старые позиции. Для них заранее распечатайте этикетки.
• Разбейте склад на зоны. Стеллаж или ряд на одного сотрудника, чтобы два человека не считали одну полку.
• Назначьте ответственных. На каждую зону один человек, плюс старший, который принимает зону и отвечает за сверку.
• Остановите движение. На время пересчёта приход и отгрузку лучше закрыть или вынести в отдельную зону и провести после.

Пошаговый план на день

• Создайте документ инвентаризации в 1С. В УНФ это Инвентаризация запасов, в Рознице и УТ похожий документ пересчёта. Заполните его учётными остатками по выбранному складу.
• Раздайте зоны. Каждый сотрудник открывает на смартфоне задание по своей зоне. Если у вас настроено адресное хранение, приложение показывает товары в порядке обхода стеллажей.
• Считайте сканированием. Сотрудник наводит камеру телефона на штрихкод, вводит количество или сканирует каждую единицу. Данные сразу попадают в 1С, бумага не нужна.
• Отмечайте зону закрытой. Как только полка пересчитана, сотрудник закрывает зону. Старший видит прогресс по всему складу в реальном времени.
• Разберите расхождения сразу. 1С показывает строки, где факт отличается от учёта. Пересчитывают только их, а не всю зону. Обычно это 2-4% строк.
• Проведите инвентаризацию. После проверки расхождений документ проводится, на его основании создаются списание недостачи и оприходование излишков.

Ориентир: бригада из четырёх человек при такой схеме проходит склад на 2 500-3 500 позиций за рабочий день вместе с разбором расхождений.

Чем считать: ТСД или смартфон

Классический вариант для пересчёта это терминал сбора данных. Он надёжный, но стоит 350-600 тысяч тенге за штуку, требует отдельной настройки и обмена с 1С, а когда терминалов два на склад, остальные сотрудники всё равно считают с бумагой.

Смартфон с приложением, которое работает напрямую с базой 1С, решает ту же задачу. Телефоны у сотрудников уже есть, камера современного Android или iPhone читает штрихкод не хуже терминала, а число устройств на пересчёте ограничено только числом людей. Подробно, как это устроено, мы описали на странице про инвентаризацию в 1С с телефона.

Терминал оправдан там, где сканируют тысячи раз в смену в морозильной камере или в перчатках. Для магазина, оптового склада и производства с остатками до нескольких тысяч позиций смартфона хватает.

Как не потерять результат после инвентаризации

Главная ошибка: провести пересчёт, исправить остатки и вернуться к прежней работе. Через три месяца расхождения снова те же. Чтобы этого не было:

• Приёмка по штрихкоду. Если товар принимают сканированием по накладной поставщика, пересорт отсекается на входе.
• Сборка заказов по листу с адресами. Кладовщик берёт товар с конкретного места, а не ищет его по складу.
• Выборочный пересчёт раз в неделю. Одна зона в неделю вместо полного пересчёта раз в год: проблемные позиции видны раньше.

Всё это закрывает мобильное приложение для склада на 1С: приёмка, сборка, перемещение и пересчёт с телефона сотрудника, без отдельных терминалов. Если на складе работает отдельный кладовщик с узким набором операций, посмотрите вариант приложения для кладовщика 1С.

Пример из практики

Оптовый склад стройматериалов и красок в Западном Казахстане, 1С:УНФ. В ноябре 2026 года мы внедрили там адресное хранение по схеме стеллаж, секция, ярус, место: каждому товару назначено место, оно видно в карточке и в расходной накладной, а лист сборки печатается сразу в порядке обхода склада. Следующий шаг, который выбрал клиент: перевести всех кладовщиков на приложение-сканер, чтобы сборка и пересчёт шли с телефона, а не по бумаге.

Частые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию в 1С без закрытия склада?

Можно, если разбить склад на зоны и считать по очереди, а отгрузки за время пересчёта зоны провести после её закрытия. Для небольших складов проще закрыть приход и отгрузку на один день.

Подходит ли схема для 1С:УНФ и 1С:Розница?

Да. В обеих конфигурациях есть документ инвентаризации, а приложение работает с ним через стандартный обмен 1С. Для УТ и КА схема та же.

Что делать с товаром без штрихкода?

Накануне выгрузить список из 1С и распечатать этикетки. Если товар весовой или продаётся на отрез, его можно найти в приложении поиском по названию или артикулу и ввести количество вручную.

Сколько стоит перейти на пересчёт со смартфона?

Зависит от конфигурации 1С и набора операций. Внедрение под одну операцию инвентаризации заметно дешевле покупки даже двух терминалов. Точную оценку даём после короткого разбора вашей базы.

Нужен ли интернет на складе?

Нужен Wi-Fi или мобильный интернет на складе для связи с 1С. Если связь пропадает, приложение сохраняет пересчёт и отправляет его, когда сеть появится.