Когда Excel перестаёт справляться с учётом: 7 признаков

Семь признаков

1. Остаток в файле не сходится со складом. И никто не может сказать, когда они разошлись — значит, сверка не встроена в процесс.

2. Один товар записан тремя способами. «Кабель ВВГ 3х2.5», «ВВГ 3*2,5» и «кабель ввг 3 2.5» — для человека это одно, для формулы три разных товара, и любой отчёт по ним врёт.

3. Менеджер продаёт то, чего нет. Он открыл файл, который обновляли утром, а отгрузка была днём.

4. Отчёт для директора собирается полдня. Это не отчёт, это ручная работа, которую делают потому, что автоматизировать «некогда».

5. Файлы расходятся. «Склад_итог_финал_2.xlsx» — знакомое имя; к моменту, когда таких три, правильного среди них уже нет.

6. Правки никто не отслеживает. Цифра изменилась, кто и зачем — неизвестно. В системе с журналом такой вопрос закрывается за минуту.

7. Знание живёт в одном человеке. Он в отпуске — учёт останавливается. Он уволился — уносит правила с собой.

Во что это обходится

Ни один из семи пунктов не появляется в отчёте о прибылях как отдельная строка, поэтому кажется, что таблицы бесплатны. На деле цена складывается из трёх частей.

Часы. Полдня на отчёт раз в неделю — это примерно две недели рабочего времени в год у человека, который стоит денег.

Упущенные продажи. Отказ клиенту из-за неверного остатка стоит ровно маржи по сделке, и такие случаи не считает никто.

Решения по кривым данным. Самая дорогая часть: закупили не то, потому что отчёт был собран по дублям.

Что делать, если признаков три и больше

Не бросаться сразу переписывать всё. Сначала — посчитать, сколько времени уходит на ручную работу конкретно у вас: это единственная цифра, с которой имеет смысл сравнивать стоимость системы.

Дальше — привести в порядок справочник. Это можно сделать своими силами, и это в любом случае понадобится: переносить бардак в новую систему бессмысленно.

И только потом выбирать между готовым продуктом и своей разработкой. Если процесс типовой — берите коробку. Если у вас своя схема ценообразования, свои документы или работа идёт на складе с телефона — считайте свою систему.