Как перенести учёт из Excel в программу без потерь

Что сделать до того, как что-то переносить

Главная ошибка — переносить как есть. Бардак в справочнике не исчезает при смене инструмента, он в нём закрепляется.

Свести дубли номенклатуры. «Кабель ВВГ 3х2.5» и «ВВГ 3*2,5» должны стать одной позицией. Это делают ваши люди — только они знают, что действительно одно и то же.

Определить единицы измерения. Метры, бухты, упаковки — и коэффициенты между ними. В таблицах это обычно живёт в голове кладовщика.

Почистить контрагентов. Одна компания, записанная как ТОО, «ТОО» и по фамилии директора, превращает взаиморасчёты в фикцию.

Эта работа занимает от нескольких дней до пары недель и в любом случае понадобится. Чем раньше начнёте, тем меньше простоя при запуске.

Что переносим обязательно, а что по решению

Обязательно: номенклатура со всеми атрибутами, контрагенты с реквизитами, остатки на дату перехода, незакрытые заказы и текущие взаиморасчёты. Без этого система не сможет считать.

По решению: история документов за прошлые годы. Она увеличивает срок миграции и риск ошибок, а обращаются к ней единицы. Часто разумнее оставить старые файлы в архиве и заглядывать туда при необходимости.

Не переносим: промежуточные расчётные листы, черновики, «версии для директора». Они были костылями вокруг таблиц; в системе их заменяют отчёты.

Сверка: единственный способ убедиться, что ничего не потеряно

После загрузки данные сверяются по трём срезам: общее количество позиций, суммарный остаток в деньгах и остаток по десяти произвольно выбранным товарам.

Расхождения бывают почти всегда, и это нормально: чаще всего они вскрывают ошибки, которые годами жили в таблицах. Важно закрыть их до запуска, а не «разобраться потом».

Отдельно сверяются взаиморасчёты: сумма долгов покупателей и обязательств перед поставщиками должна совпасть с тем, что видит бухгалтерия.

Параллельная работа и отключение таблиц

Одну-две недели после запуска учёт ведётся в двух местах сразу. Это неудобно, но это единственный способ поймать то, что не нашла сверка.

Дальше — жёсткое отключение таблиц. Если оставить их «на всякий случай», часть сотрудников продолжит работать по-старому, и через месяц вы получите две правды вместо одной.

Помогает простое правило: остатки считаются только по системе, любые вопросы к цифрам разбираются в ней же. Через две-три недели привычка закрепляется.